“Reloj checador” es el nombre con el que comúnmente se conoce a los aparatos en los que los empleados de una empresa sellan una tarjeta para registrar sus horas de entrada y salida. Actualmente estos aparatos han caído en desuso, pues las empresas han optado por el uso de equipos biométricos, a los que, por la fuerza de la costumbre, se les sigue conociendo como relojes checadores. Ante el número de beneficios que ofrecen estos modernos dispositivos en los que los empleados se registran directamente con su huella dactilar, numerosos empresarios decidieron aprovechar la oportunidad para sustituir esos antiguos equipos. Y es que como decíamos son hoy prácticamente piezas de museo, pues han dejado de ser útiles y mucho menos prácticos. Su uso representa serios inconvenientes, por ejemplo:
- Cualquier empelado pude checar por error, o con dolo, la tarjeta de otra persona.
- Pueden presentarse errores humanos que ocasionen el registro en una fecha equivocada.
- La tinta de la impresión o del sello puede desgastarse y ser ilegible con el paso del tiempo.
- Al final de la quincena o del mes es necesario que el personal de recursos humanos emplee un buen número de horas para la captura de la información.
- A veces, ante la premura, la captura acelerada para pagar la quincena puede ocasionar errores.
- Este sistema no permite tener conocimiento de diversas incidencias como retardos, faltas, salidas especiales, permisos.
Y ya que analizamos las desventajas de los antiguos dispositivos, veamos, en cambio, tres beneficios puntuales de contar con un moderno equipo biométrico.
1. Aumento en la precisión de los registros
Las empresas que todavía utilizan los antiguos dispositivos para que los empleados registren manualmente su entrada no están conscientes de que esta actividad puede ser fuente de gran imprecisión y abre la puerta a las trampas por parte de los empleados, ya que —como señalamos arriba— pueden solicitar la ayuda de un compañero para checar a tiempo. Al usar un software biométrico, los registros inexactos se reducen al mínimo y además se evita el robo de tiempo de trabajo. Esto incidirá de manera positiva en la productividad de los empleados, que trabajarán exactamente durante el tiempo por el que se les paga. Y de este modo, las ganancias de la empresa comenzarán a incrementarse.
2. Ahorro de tiempo y fuerza de trabajo
Además, el proceso de generar los pagos de los empleados al final de la quincena o del mes será mucho más sencillo. Antiguamente era necesario que los empleados entregaran aquellas tarjetas selladas por el reloj y los datos que contenían debían ser vaciados —por una o varias personas, dependiendo de la cantidad de empleados— en las computadoras. El proceso era sin duda tedioso y se consumía un buen número de horas llevándolo a cabo. El uso de un software de asistencia y de los relojes biométricos reduce significativamente el tiempo dedicado al procesamiento de datos para calcular los pagos, pasando de varias horas a tan sólo unos minutos en los que el programa se encargará de validar la información y generar los resultados automáticamente.
Mientras que en el pasado los empleados de las áreas de personal tenían que ser muy cuidadosos y extremadamente ordenados para recolectar la información, hoy todos los datos de las horas de entrada y salida de los empleados estarán reunidos en un solo lugar con ayuda del software. Y es un hecho que si se aumenta la exactitud de los datos, el resultado obvio será un incremento en la productividad de los empleados encargados de procesar los pagos.
3. Aumento de la felicidad de los empleados
Por increíble que parezca, contar con un equipo biométrico y su respectivo software hace a los empleados más felices, porque saben que sus esfuerzos por ser puntuales quedan registrados y además cuentan con la garantía de que su pago se realizará de manera precisa y oportuna. Una de las grandes ventajas es que el software ayuda a eliminar el factor del error humano que podía presentarse en el pasado, tanto al momento de checar o de llenar hojas con las horas de entrada y salida, como a la hora de procesar la información para calcular el pago. Hoy los empleados tendrán acceso personal y privado a sus registros, a través de su propia computadora, sin tener que acudir al departamento de personal o de recursos humanos. Esta situación contribuye al empoderamiento del empleado, que se sentirá satisfecho por las ventajas de poder acceder a sus datos.
En resumen: ¿cuáles son los beneficios de sustituir el antiguo reloj checador por un equipo biométrico?
- Se automatiza el proceso de entrada y salida.
- Nadie puede checar por otra persona, lo cual reduce errores y evita situaciones de confusión o mala voluntad.
- Ya no hay que capturar la información, pues el equipo la transmite directamente a las computadoras.
- También se puede emplear como control de acceso liberando puertas o torniquetes.
- El software genera un reporte con incidencias tales como:
- Faltas
- Horas extras (pagables y no pagables)
- Horas trabajadas
- Permisos
- Retardos
- Salidas anticipadas
- Vacaciones
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